Les coulisses d’un voyage de groupe au Canada :
L’organisation d’un voyage en groupe ne s’improvise pas. Depuis plus de 40 ans, Receptour place son expertise et son réseau au service de séjours clé en main pour ses clients. Force de proposition et toujours en recherche d’innovation, l’équipe lève le voile sur les rouages de la préparation d’un voyage. Suivez le guide en coulisses !
La recette secrète Receptour
Lorsque vous faites appel à une agence réceptive comme Receptour, vous faites confiance à de fins connaisseurs de la destination.
Spécialisé dans la création et l’exploitation de voyages organisés uniques dans tout le Canada, notre brochure est le résultat d’une savante combinaison de 3 éléments : les incontournables de nos voyageurs années après années, une veille attentive des tendances du marché et les inspirations de nos collaborateurs partis en Famtour sur le terrain. Grâce à cela, nous sommes à même de vous proposer des circuits variés, à travers tout le Canada.
1ere étape : Une production bien ficelée
Notre équipe de produits et de ventes est déterminée à créer les meilleurs voyages, des voyages classiques aux voyages thématiques, en passant par tout ce qui se trouve entre les deux ! Elle travaille en étroite collaboration avec les différents départements et discute des besoins avec nos partenaires internationaux. Son travail est aussi de s’assurer, en étroite collaboration avec l’équipe des Opérations alias les spécialistes de la logistique, d’éléments essentiels du programme. Le but est toujours le même : favoriser le confort des voyageurs et faire de leur futur séjour une réussite totale !
- Les activités sont pensées pour ne pas être trop «longues» : devoir rester debout pendant des heures, pas uniquement sous la chaleur, prévoir en fonction de la météo, etc.
- Établir un temps de trajet «acceptable» entre 2 étapes : pas trop long, prévoir des moments photos et des pauses pour les voyageurs, etc.
- Côté hôtels, il faut s’assurer de la taille des chambres, que ce soit fumeurs/non-fumeurs, puis-je stationner un bus ? etc.
2ème étape : Choix de destination et attentes
Une fois votre choix arrêté sur une destination, nous avons à cœur d’accommoder tous les participants et de faire du sur-mesure pour répondre aux demandes les plus spécifiques.
Néanmoins, l’expertise et le professionnalisme de Receptour réside dans le fait d’avoir une équipe des Ventes en capacité de prodiguer des conseils, informer le client sur la faisabilité ou non d’une demande. Être flexible est primordial, mais connaître la réalité du terrain et ne pas hésiter à faire des suggestions est la preuve de la compétence de notre équipe.
Notre métier est de vous accompagner dans la création d’un programme, d’être force de proposition et de mettre notre connaissance de la destination au service du succès du voyage.
Une fois le cahier des charges des voyageurs rempli et le programme déterminé, le projet sera géré par les équipes opérationnelles qui en finaliseront tous les détails.
Plus vous allez nous donner de précisions, plus nous pourrons être efficaces dans la préparation du séjour.
- Quel est l’âge des participants ?
- Souhaitent-ils un bus ou un mini-bus ?
- Sont-ils plutôt intéressés par la culture ou la nature ?
- Y a-t-il une demande particulière sur le type d’hébergement ?
- Plutôt des chambres à l’étage ou au rez-de-chaussée ?
- etc.
Chaque détail du dossier est important. Cela nous aide à préparer le séjour au mieux en faisant les réservations adéquates auprès de nos fournisseurs.
3ème étape : Accompagnement et choix des prestataires
L’objectif derrière notre travail au quotidien est de concevoir un séjour clé en mains pour vos clients. Ces mois de préparation minutieuse, gestion en flux tendu, réunions d’équipe au pied levé, convergent vers le même objectif : une détente à 100% pour les voyageurs.
Si nous sommes en mesure de proposer un service de qualité, c’est aussi grâce à notre réseau de fournisseurs. Une collaboration harmonieuse avec des centaines d’hébergements, prestataires d’activités ou de transports est la clé d’une organisation sans accro.
Toujours prévenir nos fournisseurs au plus tôt de modifications, être capable de respecter un délai raisonnable en cas d’annulation, se montrer flexible, sont autant d’aspects qui font la différence et créer une bonne relation de travail.
4ème étape : Finalisation du devis voyage et envoi du contrat pour votre groupe
Une fois trouvé ensemble la combinaison parfaite pour le séjour de vos clients, grâce aux échanges avec nos équipes, il est temps d’officialiser. Le contrat final, accompagné du programme complet du voyage, est envoyé par notre équipe, afin d’être validé par vos soins. C’est le temps de récapituler, apporter des corrections si besoin, et sceller la vente pour que nous puissions avancer sur les détails opérationnels.
Bien sûr, lorsque nous travaillons pour accommoder votre demande, le prix est un facteur important pour acheter un voyage, mais nous ne pouvons pas nous limiter à cela. Est-ce que la gestion interne et la communication avec tel fournisseur est fluide ? Est-ce que le produit est toujours en accord avec nos standards ? Pour certains, nous travaillons ensemble depuis des années autour d’une relation de confiance établie et ce n’est pas pour rien.
Débourser un peu plus pour être certain du service, être capable d’avoir un partenaire qui accommode une demande de dernière minute, c’est aussi la garantie d’un séjour réussi et nous invitons toujours nos agences à en prendre compte.
5ème étape : Vérifications avant le départ
Au fur et à mesure que l’on se rapproche du départ, il est temps pour nous de faire un point de double vérification avec notre agence cliente afin de transmettre les derniers détails à nos hébergements.
Le rooming est-il correct ? Toutes les restrictions alimentaires ont-elles été mentionnées ? Quelles sont les informations de vols pour le groupe ? Y a-t-il un logo à utiliser pour accueillir les voyageurs à l’aéroport ? Est-ce que le programme communiqué par l’agence à ses voyageurs correspond bien au devis établi et aux prestations réservées de notre côté ?
Tous ces derniers détails permettront au voyage de se dérouler sans encombre.
6ème étape : Un voyage sous contrôle
Des guides triés sur le volet
L’autre aspect essentiel de la préparation d’un voyage Receptour réside dans le choix de nos guides. La qualité et le professionnalisme de ces derniers participent grandement à notre réputation. Ce sont eux les créateurs de souvenirs et les gardiens de la bonne ambiance générale sur un séjour.
Pour certains, c’est une collaboration qui dure depuis de nombreuses années et nous sommes fiers de cette fidélité. Tous nos guides sont polyglottes (comme l’ensemble de l’équipe), passionnés par leur métier et possèdent un domaine d’intérêt de prédilection (la géologie, la musique, l’histoire…).
Nos 40 ans d’expérience nous permettent de choisir le meilleur match possible pour nos groupes. Formés et garants des valeurs Receptour, nous organisons avec chacun de nos guides, une session de briefing une semaine avant l’arrivée des voyageurs. L’occasion de partager toutes les informations et particularités concernant le groupe et de fournir au guide son kit de documents nécessaires au bon déroulé du circuit.
Un accompagnement et une assistance 24h24 !
Notre mission ne s’arrête pas lorsque les voyageurs sont sur place, au contraire. Nous assurons le suivi auprès de notre guide afin de tenir l’agence cliente informée. Nous faisons un premier point, 48h après l’arrivée, puis à mi-séjour.
Il est important de savoir si tout se passe comme prévu, s’il y a des difficultés, des contre-temps. En hiver, une tempête de neige peut nous obliger à annuler une activité par exemple et c’est à nous de faire le lien avec notre prestataire. Cela nous permet de prévenir, anticiper, et trouver des solutions si besoin.
Le guide est le premier rempart si une problématique se présente. Il est sur place, connaît le terrain et c’est lui qui va essayer de gérer la situation en premier lieu.
Au sein de nos locaux à Montréal, notre équipe aux Opérations supervise l’entièreté du séjour. De plus, en saison, les collaborateurs se relaient pour assurer une permanence téléphonique 24h/24, et 7j/7. Nous sommes toujours à disposition, joignables, lorsque nos groupes sont sur place.
7ème étape : Le suivi qualité
Une fois le séjour terminé, nous mettons en place notre process d’analyse de qualité des voyages. Dans un souci d’amélioration continue, d’innovation et de satisfaction client, il est nécessaire d’avoir le retour du guide et des voyageurs.
D’une part, notre guide va nous livrer son retour avec les points positifs et les points négatifs, en liant avec l’organisation et le service délivré par les fournisseurs.
D’autre part, nous demandons aux voyageurs de remplir une fiche de commentaires portant sur la qualité globale du séjour (la prestation du guide, les transports, les activités, les hôtels…).
Nous portons une attention particulière à ces retours qui vont nous permettent de nous améliorer, de favoriser certains fournisseurs et guides que les voyageurs ont vraiment appréciés. À l’inverse, un retour sur une activité qui n’aurait pas fait l’unanimité va nous amener à réfléchir sur la pertinence de continuer à la proposer.
S’assurer de la satisfaction client, à la fois au niveau de l’agence et des voyageurs, c’est boucler la boucle du voyage de A à Z. Nous devons aussi notre longévité au respect d’une certaine Charte Qualité qui guide la préparation de nos séjours.
Tous les retours d’expérience sont ensuite partagés avec nos agences clientes pour les aider dans leur travail et encore mieux concevoir ensemble le prochain voyage !
En conclusion, la préparation d’un voyage Receptour se base à la fois sur la demande client, mais aussi sur tous les retours voyageurs portés à notre connaissance.
De plus, nos collaborateurs partent régulièrement en FamTour dans différentes régions du Canada. L’occasion pour eux de s’assurer de la qualité des services fournis par les fournisseurs avec qui nous travaillons, mais aussi d’en démarcher d’autres pour toujours vous proposer des nouveautés.
Nous faire confiance pour opérer le séjour de vos groupes, c’est choisir l’expertise du terrain, la connaissance de la destination et un réseau de prestataires triés sur le volet !
Et si on résumait cela en 1 visuel ?
